Få udviklet en intern app til din virksomhed

Hvilken manuel arbejdsgang skal forsvinde?

Start med en opgave, der i dag bevæger sig gennem beskeder, billeder og regneark. Jeg følger vejen fra planlægning til afslutning og undersøger, hvor information skal tastes flere gange, eller hvor administrationen mangler en status. Det giver et afgrænset forløb at bygge og teste med medarbejderne.

De første funktioner i medarbejderappen

• Opgaver og status

  Vis opgaver fordelt på de relevante medarbejdere. Hver opgave kan have tidspunkt, adresse, instruktioner og status, når det passer til arbejdet.

• Dokumentation på stedet

  Aftal om afslutning kræver en tjekliste, et billede eller en kort note. Fastlæg, hvad der skal ske med oplysningerne, når administrationen modtager dem.

• Roller og systemer

  Afklar hvem der opretter, tildeler, redigerer og afslutter opgaver. Undersøg hvor data skal bo, hvis I allerede bruger et planlægningssystem eller et CRM.

Fra chatbeskeder til afsluttet serviceopgave

I en fiktiv servicevirksomhed skriver teknikeren opgavestatus i en fælles chat og sender et billede separat. I en første appversion får teknikeren en opgaveliste og kan afslutte den enkelte opgave med foto og note. Administrationen får en samlet status med tidspunkt og ansvarlig. Testen skal vise, om den nye arbejdsgang samler informationen, administrationen skal bruge til opfølgning.

Kontrol fra planlægning til udførelse

Standardværktøj, pilot eller specialudvikling

Et standardværktøj kan være tilstrækkeligt, hvis I primært skal have opgaver ud til medarbejderne. En specialudviklet løsning giver især mening, når flowet skal følge jeres egne regler eller sende data tilbage til et system, I allerede arbejder i.

En første pilot kan fx afgrænses til ét hold, én opgavetype og ét kontorsystem. Under piloten følger vi, hvor ofte en opgave kræver manuel efterbehandling, og hvad medarbejderne har brug for, når de står med telefonen i hånden.

Sådan starter en intern app

Vis den skabelon, tavle eller besked, I bruger i dag, og beskriv den arbejdsgang, der tager mest tid. Jeg foreslår et pilotforløb med en afgrænset gruppe medarbejdere. Før bredere brug gennemgår vi rettigheder, fejl og hvad der sker, når en medarbejder skifter rolle.

Det er værd at beskrive undtagelserne, før appen går i pilot. Hvad gør en medarbejder, hvis opgaven flyttes til en anden, billedet ikke kan sendes, eller kunden ændrer aftalen på stedet? Vælg hvilke situationer medarbejderen kan løse selv, og hvilke der skal videre til planlæggeren. Vi gennemgår også om dokumentationen skal bruges til intern kvalitetssikring eller sendes videre, så pilotens felter afspejler det arbejde, der faktisk skal udføres bagefter.

Pilot med et medarbejderhold

1. Se en opgave fra start til slut

   Se hvordan en planlægger opretter og tildeler en opgave, hvordan medarbejderen registrerer arbejdet, og hvem der skal kunne bruge resultatet bagefter.

2. Byg et lille pilotforløb

   Vælg de felter, der er nødvendige for en konkret opgavetype. Afprøv først med enkelte medarbejdere, og se om en ændret aftale eller manglende forbindelse er tydelig i praksis.

3. Aftal hvem der ejer data

   Beskriv hvordan nye brugere får adgang, og hvordan de fjernes igen. Gennemgå, hvilke oplysninger der sendes til andre systemer, og hvem der følger op på synkroniseringsfejl.

Spørgsmål om interne apps til medarbejdere

Skal appen hentes i en appbutik?

Det afhænger af enheder, krav og virksomhedens måde at dele apps på. En mobil webapp kan være tilstrækkelig, når flowet primært består af lister og formularer.

Kan appen fungere uden net?

Offlinefunktion skal planlægges. Vi aftaler hvilke oplysninger der må ligge lokalt, hvordan de synkroniseres, og hvad der sker, hvis to personer retter samme opgave.

Kan appen sende status tilbage til det eksisterende system?

Det vurderer jeg ud fra systemets API, abonnement og adgang. En pilot kan starte med et afgrænset dataflow og klare fejlbeskeder.

Skal medarbejderne bruge virksomhedens egne telefoner?

Afklar hvilke enheder I allerede bruger, og hvem der står for adgang og opdatering. Det kan ændre valget mellem mobil webapp og en app med særlige enhedsfunktioner.

Hvordan tester vi, om piloten hjælper?

Vælg et konkret mål som færre opgaver med manglende dokumentation eller mindre efterregistrering. Sammenlign samme opgavetype før og efter piloten.

Vælg mobilapp, webapp eller kundeportal

• Webapp-udvikling – Byg en browserbaseret løsning til flere typer enheder.
• Kundeportal – Giv kunder deres egen visning af status og dokumenter.
• iOS-app udvikling – Afklar funktioner, der kræver en iPhone-app.

Send én intern arbejdsgang

Send en kort beskrivelse af opgaven. Så kan jeg vurdere omfanget og foreslå næste skridt.

Direkte til mig: +45 20 71 02 89 · ow@oscarwinther.dk

Send én intern arbejdsgang · Se prisberegner